Im Rahmen der Heizkostenabrechnung oder Nebenkostenabrechnung gibt es Kosten die für die eigentliche Abrechnung anfallen. Diese setzen sich typischerweise zusammen aus einer Grundgebühr, Abrechnungsgebühren für Heizkostenverteiler, Wasserzähler und Wärmezähler. Auch Verbrauchsschätzungen, Differenzrechnungen und Nutzerwechsel stellen einen gesonderten Aufwand dar und werden oftmals abgerechnet.

Praktisch gibt es oft eine Abrechnungsvereinbarung, in der die einzelnen Kostenpositionen festgehalten wurden. Bei der Ablesung und Abrechnung bilden diese dann die Basis für die Berechnung des tatsächlichen Aufwands. Das stellt die Abrechnungsunternehmen vor die Herausforderung, die einzelnen Kostenpositionen zu ermitteln und in der Abrechnung entsprechend der Heizkostenverordnung und Vereinbarung mit Vermietern oder Eigentümern umzulegen und abzurechnen.

Fakturapositionen im Objekt hinterlegen

In WinHKA können die Kostenpositionen, die bei der Abrechnung fakturiert werden sollen, einfach hinterlegt werden. Diese Positionen sind entweder Artikel aus den Artikelstammdaten oder freie Kostenpositionen.

Berechnungsschlüssel und Umlage festlegen

Für jede Kostenposition kann dann eingestellt werden, wie die Kosten zu berechnen sind. Dabei gibt es immer die Möglichkeit, die Position als Fixkosten festzulegen. Dies bedeutet dass die Position mit keinem Faktor versehen wird sondern als fester Betrag entsprechend den Einstellungen für die Umlage verarbeitet wird. Auf der anderen Seite kann auch ein Berechnungsfaktor verwendet werden. Dies ist typischerweise z.B. die Anzahl Nutzeinheiten (Wohnungen), die Anzahl Heizkostenverteiler oder Anzahl Warmwasserzähler sowie die Anzahl an Auszügen oder Einzügen (Nutzerwechsel).

Im Bereich der Umlage kann dann eingestellt werden, ob und wie die Kostenposition in der Heizkostenabrechnung umgelegt werden soll. Die Kosten können entweder in den Heizungsbetriebskosten, in den Sonderkosten Heizung oder Sonderkosten Warmwasser umgelegt werden. Auch im Bereich der Nebenkosten können die einzelnen Positionen automatisch umgelegt werden. Dazu wird ein Umlageschlüssel eingestellt, genau wie bei der manuellen Anlage von Nebenkostenpositionen. Darüber hinaus kann die Position auch als Direktkostenposition deklariert werden. Eine solche Position würde dann direkt den Nutzern zugewiesen werden, ohne einen weiteren Umlageschlüssel.

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